Основна разлика - Главна книга срещу пробен баланс
Изготвянето на главната книга и пробния баланс са две основни действия в счетоводния цикъл, които са необходими за изготвянето на финансовите отчети в края на годината. Ключовата разлика между главната книга и пробното салдо е, че главната книга е набор от сметки, които съдържат подробни извършени транзакции, докато пробното салдо е отчет, който записва крайните салда на главната книга.
СЪДЪРЖАНИЕ
1. Общ преглед и ключова разлика
2. Какво е Главна книга
3. Какво представлява пробен баланс
4. Сравнение едно до друго - Главна книга срещу пробен баланс
5. Обобщение
Какво е Главна книга
Главната книга е основният набор от сметки, в който се записват всички транзакции, извършени през финансовата година. Информацията в главната книга се извлича от главния дневник, който е първоначална книга за вписване на транзакции. Главната книга съдържа всички дебитни и кредитни записи на транзакциите и е разделена с класове активи. (Активи, пасиви, собствен капитал, приходи и разходи)
Например Индивидуални сметки на активи, като парични средства, вземания, предсрочни плащания и др., Ще бъдат записани в класификацията на активите.
За големи предприятия, където се извършват много транзакции, може да не е удобно да се въвеждат всички транзакции в главната книга поради големия обем. В този случай отделните транзакции се записват в „дъщерни книги“и общите суми се прехвърлят по сметка в главната книга. Този акаунт се нарича „Контролен акаунт“и тук се записват типовете акаунти, които обикновено имат високо ниво на активност.
Фигура_1: Пример за баланс на главната книга
Какво е пробен баланс?
Пробният баланс е обобщен работен лист, който включва всички салда на счетоводната книга към определен момент от времето (обикновено счетоводната края на годината) с намерение да се провери математическата точност на счетоводните баланси. Всички дебитни салда ще бъдат записани в една колона с всички кредитни салда в друга.
Пробният баланс осигурява накрая всички крайни салда в един документ, поради което е лесен за използване като справочен инструмент. Той също така подпомага разкриването на редица възможни грешки в случай на поява и помага за идентифициране на типа записи в дневника, които трябва да бъдат осчетоводени, за да се коригират установените грешки.
Основни цели и използване на пробен баланс
Да се използва като инструмент за вземане на решения, за да се осигури математическата точност на везните на книгата
Ако всички транзакции за счетоводен период са точно записани, сумата на дебитните салда на пробното салдо трябва да бъде равна на сумата на салдата по кредитите.
За откриване и коригиране на грешки при запис на финансова информация
Определен тип грешки в главната книга могат да бъдат идентифицирани чрез пробния баланс. Те са,
- Грешки при частичен пропуск (в сметките се осчетоводяват само дебитните записи или кредитните записи)
- Грешки при пренасяне напред (Крайното салдо се пренася неправилно)
- Грешки при прехвърлянето (Общата сума на акаунта се записва повече или по-малко)
В случай на грешка сумата, причиняваща разликата, се поставя в „суспензионната сметка“до момента, в който те бъдат коригирани. Ако дебитната страна на пробното салдо надвишава кредитната страна, тогава разликата се кредитира в суспензионната сметка и ако кредитното салдо е по-голямо от дебитното салдо, разликата се дебитира по суспензионната сметка. След като грешките бъдат идентифицирани, отстранени и пробното салдо изчислено, сметката за прекъсване се затваря, тъй като салдото вече не съществува.
Следните записи обаче няма да доведат до несъответствие в пробния баланс.
- Принципни грешки (Записите се публикуват в неправилен тип акаунт)
- Грешки при пълен пропуск (Записите са напълно пропуснати от сметките)
- Грешки при комисионна (запис се публикува в правилния тип акаунт, но грешен акаунт)
- Грешки при първоначалното въвеждане (Неправилна сума е осчетоводена в правилните сметки)
- Грешки при компенсация (Неправилни записи в два или повече акаунта се анулират)
- Грешки при пълното сторниране (Точната сума се осчетоводява в правилните сметки, но дебитите и кредитите са сторнирани)
Каква е разликата между Главна книга и пробен баланс?
Различна статия Средна преди таблица
Главна книга и пробен баланс |
|
| Главната книга е набор от сметки, които записват всички транзакции. | Пробният баланс е обобщен отчет, който отразява балансите в главната книга. |
| Предназначение | |
| Целта е да се запишат окончателните записи на транзакциите. | Целта е да се провери математическата точност на балансите на главната книга. |
| Класификация на сметките | |
| Това се прави според класа на сметките | Няма класификация на сметките. |
| Времеви период | |
| Това записва транзакции през отчетната година. | Това се изготвя в последния ден на счетоводната година. |
Резюме - Главна книга срещу пробен баланс
Докато процесът на счетоводно отчитане беше много времеемък и скъп, сега той може да се извърши с по-малко време и усилия с помощта на автоматизиран счетоводен софтуер. Важно е да се разбере точно разликата между главната книга и пробния баланс, тъй като и двете представляват важни стъпки при изготвянето на финансовите отчети в края на годината. В случай, че има несъответствия между дебитното и кредитното салдо, те трябва да бъдат проучени и коригиращите записи трябва да бъдат осчетоводени, преди да се пристъпи към изготвянето на финансовите отчети.
