Ключова разлика - секретар срещу рецепционист
Секретар и рецепционист са две важни длъжности във всяка организация, между които могат да се подчертаят някои различия. Тези две длъжности имат различни роли, функции и задължения за изпълнение, противно на популярното погрешно схващане, че това са една и съща работа. Докато секретарят е по-скоро личен асистент или административен асистент, рецепционист е първият човек, когото срещнете, когато влезе в организация. Нека видим разликата между функциите на секретар и рецепционист.
Кой е секретар?
Според Оксфордския английски речник секретарят е административен служител в организация, който е нает да пише писма, да води записи и др. Функциите на секретар варират в зависимост от размера на организацията. Докато в малка компания може да се наложи да изпълнява двойните задължения на рецепционист, както и на секретар, в големи организации тя е човекът, който организира графика на своя шеф, получава и отговаря на всички писма, поръчва доставки планира срещи с шефа си, пише важни писма и така нататък.
Секретарят трябва да има гимназия или еквивалентна диплома и да има умения за бързо писане. Много компании предпочитат да наемат лица, които имат допълнителен сертификат за умения на ниво секретар. Сега нека преминем към разбиране на ролите на рецепционист, за да получим ясна представа за разликата между двете.
Кой е рецепционист?
Обикновено рецепционист е длъжен да поздравява хората на рецепцията и да ги насочва към различни отдели в зависимост от техните изисквания. Тя е и човекът, който трябва да следи за входящите обаждания и да отговаря на запитванията, както и да изслушва жалби. Хората, желаещи да се срещнат с важен човек в организацията, трябва да се срещнат с този човек, за да получат датата и часа на срещата.
Когато се обадите до която и да е компания, гласът, който обикновено чувате, е гласът на рецепциониста. Рецепционист трябва да присъства на всички посетители и трябва да има приятна личност, помагащо отношение и сладък глас, за да ги впечатли. Тя трябва да има телефонен етикет, така че да отговаря на всички бизнес запитвания с максимална ефективност и да превръща случайните запитвания в реални клиенти.
Тогава е ясно, че има големи разлики в ролите, отговорностите и функциите на секретар и рецепционист.
Каква е разликата между секретар и рецепционист?
Определения на секретар и рецепционист:
Секретар: Административен служител в организация, който е нает да пише писма, да води записи и т.н.
Рецепционист: Човек, който поздравява и се занимава с посетители на офис.
Характеристики на секретар и рецепционист:
Задължения:
Секретар: Секретарката организира графика на своя шеф, получава и отговаря на всички писма, поръчва доставки, планира срещи с шефа си, пише важни писма и т.н.
Рецепционист: Рецепционист поздравява хората на рецепцията и ги насочва към различни отдели в зависимост от техните изисквания. Тя също така трябва да следи за входящите повиквания и да отговаря на запитванията, както и да слуша жалби.
Изисквания:
Секретар: Необходимо е удостоверение за секретарски умения.
Рецепционист: Не се изисква специфично умение; обаче човекът трябва да има приятна личност, помагаща нагласа и сладък глас. Тя също трябва да бъде ефективна в работата си.
С любезното съдействие на изображението:
1. 32B секретар касиер [публично достояние], чрез Wikimedia Commons
2. „Рецепционисти” от Евън Бенч от Париж, Франция - Рецепция. [CC BY 2.0] чрез Wikimedia Commons
